Règlements généraux
1.0 GÉNÉRALITÉS
1.1 Dénomination sociale :
« Club de marche dynamique » est le nom officiel de l’organisme qui est concerné par les présents règlements généraux.
1.2 Définitions :
Dans les présents règlements généraux, les termes suivants doivent être interprétés comme suit :
1.2.1 « Club » désigne le Club de marche dynamique, organisme à but non lucratif.
1.2.2 « Marche dynamique » réfère à une marche rythmée à 6 km/h.
1.2.3 « Membre » désigne tout membre du Club.
1.2.4 « Assemblée générale » désigne l’assemblée générale du Club.
1.2.5 « Conseil d’administration » désigne le Conseil d’administration du Club.
1.2.6 « Groupe de marche » désigne la région où le Club exerce ses fonctions.
1.2.7 Le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le document.
1.2.8 Il y a deux types de marches dynamiques pratiquées par le Club : les marches dynamiques d’entraînement de moins de 25 km et les marches d’endurance dynamiques de 25 km et plus. Occasionnellement, une portion de marche de moins de 25 km peut être offerte à l’intérieur d’une marche d’endurance, lorsque le parcours, la logistique et la volonté des organisateurs en permettent la réalisation.
1.3 Siège social :
Le siège social du Club est établi à l’endroit où réside le Président ou le Secrétaire général trésorier du Conseil d’administration du Club.
1.4 Buts :
1.4.1 Initier le plus de gens possible à pratiquer de manière sécuritaire la marche dynamique.
1.4.2 Faire connaître les bienfaits de la marche et en particulier de la marche dynamique à l’égard de la santé et du bien-être de l’individu.
1.4.3 Aider les membres par la marche dynamique en groupe à améliorer leur santé et leur bien-être.
2.0 MEMBRES
2.1 Catégories :
2.1.1 Membres actifs : les personnes qui auront rencontré les exigences suivantes :
2.1.1.1 Pratiquer ou vouloir pratiquer la marche dynamique de façon régulière.
2.1.1.2 Partager les buts du Club.
2.1.1.3 Fournir sa cotisation telle que définie par le Club.
2.1.1.4 Remplir le formulaire d’inscription du Club.
2.1.1.5 Satisfaire à toute(s) autre(s) condition(s) que peut décréter le Club par voie de règlement.
2.1.2 Membres honoraires : les personnes que le Club veut honorer pour des services exceptionnels :
Toute proposition doit être acheminée par écrit au Conseil d’administration, un mois avant la tenue de l’Assemblée générale annuelle, et tenir compte des motifs suivants : nombre d’années d’implication dans le Club ; contribution exceptionnelle.
Après examen de la demande, le Conseil d’administration décide de présenter ou non cette candidature aux membres, lors de l’Assemblée générale annuelle, qui l’entérine ou non.
Si la candidature n’est pas retenue par le Conseil d’administration, celui-ci doit en donner la raison lors de l’Assemblée générale annuelle.
2.2 Cotisation :
Lors de l’Assemblée générale annuelle, cette dernière, sur recommandation du Conseil d’administration, modifie la cotisation qui sera exigée pour être membre du Club. Dans le cas où aucune recommandation n’est soumise, la cotisation existante est reconduite.
2.3 Droits et privilèges :
2.3.1 Membre actif :
2.3.1.1 Peut participer à l’Assemblée générale.
2.3.1.2 Peut participer aux activités et bénéficier des services et avantages du Club.
2.3.1.3 Peut être élu au Conseil d’administration.
2.3.2 Membre honoraire :
2.3.2.1 Peut participer à l’Assemblée générale annuelle.
2.3.2.2 Le membre honoraire est exempt de la cotisation annuelle exigée pour être membre du Club.
2.3.2.3 Le Club étant membre de Rando Québec, le membre honoraire doit acquitter le montant requis pour les frais d’assurances annuels individuels et remettre le formulaire de réinscription dûment complété, et tout autre formulaire distribué, et ce à la condition que, au minimum une fois par année, il participe à une activité du groupe.
2.3.2.4 Peut être élu au Conseil d’administration.
2.4 Carte de membre :
Le Directeur de groupe émettra une carte de membre du Club. Pour être valide, cette carte doit porter la signature du Directeur du groupe de marche dynamique et celle du membre.
2.5 Suspension et expulsion :
Sur recommandation d’un Directeur de groupe ou du Conseil d’administration, celui-ci peut suspendre ou expulser un membre qui contrevient aux règlements du Club ou pour des raisons qu’il jugera valables, et ce à la majorité du Conseil. Cependant, le membre visé a le droit de se faire entendre par le Conseil d’administration et le secrétaire général trésorier du Club doit, par lettre recommandée, adressée dix (10) jours avant la réunion, lui faire connaître les raisons de son éventuelle suspension ou expulsion et l’informer de son droit de se faire entendre lors de la discussion de son cas par le Conseil d’administration.
2.6 Démission :
La démission d’un membre du Club est signifiée par le non-renouvellement de l’adhésion ou par avis écrit au Club. La contribution financière annuelle n’est pas remboursable, en tout ou en partie. Le membre perd tous les avantages découlant de son adhésion.
2.7 Sécurité :
Le membre du Club s’engage à faire preuve de prudence dans sa pratique des marches du Club et à respecter les directives des responsables de marche à ce sujet.
3.0 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
3.1 Composition :
L’Assemblée générale se compose des membres en règle du Club.
3.2 Assemblée générale annuelle :
Elle a lieu dans les trois (3) mois suivant la fin de l’exercice financier du Club, à l’endroit, date et heure déterminés par le Conseil d’administration. L’avis de convocation et l'ordre du jour projeté doivent parvenir aux membres au moins quinze (15) jours avant la date fixée pour l’assemblée. Les documents suivants doivent être remis aux membres lors de l’assemblée :
3.2.1 Le bilan financier.
3.2.2 Le texte de tout(s) amendement(s) aux règlements généraux.
3.2.3 Toute(s) proposition(s) soumise(s) par les membres.
3.2.4 Tout(s) texte(s) nécessaire(s) pour la discussion des points à l’ordre du jour.
3.3 Ordre du jour :
3.3.1 Ouverture de l’assemblée.
3.3.2 Élection d’un président d’assemblée.
3.3.3 Vérification du quorum.
3.3.4 Adoption de l’ordre du jour.
3.3.5 Lecture et adoption des procès-verbaux de la dernière Assemblée générale annuelle et des assemblées spéciales, s’il y a lieu.
3.3.6 Présentation des rapports annuels du Club et des Groupes de marche dynamique du Club.
3.3.7 Acceptation des nouveaux membres honoraires.
3.3.8 Mise à jour des nouveaux règlements, s’il y a lieu.
3.3.9 Élection des membres du Conseil d’administration du Club.
3.3.10 Remerciements aux bénévoles.
3.3.11 Varia. Autres affaires dont l’avis de convocation pourra faire mention.
3.3.12 Levée de l’assemblée.
Tout membre du Club peut, sans avis préalable, proposer un sujet au moment de l’étude de l’ordre du jour.
3.4 Assemblée générale spéciale :
Une Assemblée générale spéciale est convoquée par le Conseil d’administration de sa propre initiative ou sur demande d’au moins cinq (5) membres. Dans ce dernier cas, l’assemblée doit être convoquée dans les trente (30) jours suivant la demande. L’avis de convocation doit indiquer la nature des sujets à traiter et doit être accompagné des textes utiles pour la discussion des sujets. L’avis doit parvenir aux membres au moins sept (7) jours avant la date de l’assemblée.
3.5 Quorum :
Le quorum de l’Assemblée générale est de quinze (15) membres.
3.6 Vote :
Chaque membre a droit à un (1) vote. Le vote par procuration est accepté. Le vote se prend à main levée, à moins que le tiers des membres présents ne demande qu’il soit fait au scrutin secret.
4.0 CONSEIL D’ADMINISTRATION
4.1 Composition :
Le Conseil d’administration est composé des Directeurs de chacun des groupes du Club de marche dynamique et du Secrétaire général trésorier, élus par l’Assemblée générale annuelle. Le Conseil d’administration peut nommer, s’il le souhaite, un Président parmi les Directeurs des groupes de marche. Les autres Directeurs occupent les postes de Vice-Présidents.
Toutefois, si une proposition d’élire un Président par et parmi les membres est faite au début de l’Assemblée générale annuelle, la présidence peut être comblée par le vote majoritaire des membres, et le Président fait d’office partie du conseil d’administration.
4.2 Pouvoirs :
Le Conseil d’administration administre les affaires du Club et il possède tous les pouvoirs qui lui sont conférés par la loi et les présents règlements. Il voit à l’application des Règlements généraux et à l’exécution des décisions de l’Assemblée générale.
Il exerce, entre autres, les fonctions suivantes :
4.2.1 Planification et coordination des activités du Club.
4.2.2 Animation générale du Club.
4.2.3 Proposition de politiques et orientation du Club.
4.2.4 Désignation des représentants du Club aux organismes externes.
4.2.5 Création, si nécessaire, de comités et définition de leurs mandats.
4.3 Durée des fonctions :
Les administrateurs sont élus chaque année lors de l’Assemblée générale. Ils peuvent être réélus.
4.4 Vacance :
Malgré toute vacance, le Conseil d’administration peut continuer d’agir en autant qu’il y a quorum. En cas de vacance ou maladie, les administrateurs peuvent nommer des personnes qualifiées pour la durée de l’absence.
4.5 Élection :
À chaque réunion annuelle, l’Assemblée générale élit un Directeur par groupe de marche et un Secrétaire général trésorier. Elle peut aussi élire un Président parmi les membres, selon le paragraphe 4.1.
4.6 Réunions :
Le Conseil d’administration se réunit aussi souvent que nécessaire sur demande du Président, du Secrétaire général trésorier ou de deux administrateurs, en présentiel ou en mode virtuel.
4.7 Convocation :
L’avis de convocation doit parvenir aux membres du Conseil d’administration au moins dix (10) jours avant la date de la réunion. Un accord unanime des administrateurs est requis pour passer outre ce délai.
4.8 Quorum :
Le quorum est constitué de trois (3) administrateurs.
4.9 Débat par courrier électronique :
4.9.1 Processus :
À la demande d’un membre du Conseil d’administration, le Président ou le Secrétaire général trésorier, dans le cas où le poste serait vacant, transmet, par courriel, l’information selon laquelle une question sera mise en débat par courrier électronique. Le texte doit présenter une brève description de la question et peut inclure la proposition du membre qui en a fait la demande.
Dès que le Président, le Secrétaire général trésorier et tous les Directeurs auront confirmé la réception du courriel annonçant qu’une question sera débattue, les échanges pourront commencer. Une fois que tous les membres du conseil se seront prononcés, le Président ou le Secrétaire général trésorier, en l’absence de ce dernier, demandera le vote après s’être assuré que tous seront en mesure d’y participer. Tous les membres du conseil seront alors tenus de répondre dans un délai de 5 jours suivant la requête.
Si les discussions sont dans une impasse, il sera alors possible de faire cesser le débat et de reporter la question à la prochaine réunion du Conseil d’administration.
Tout courriel, dans le cadre d’un tel débat, doit être envoyé à tous les membres du Conseil d’administration.
4.9.2 Décision par courrier électronique
Si le texte inclut une proposition, elle sera discutée en premier et pourra être amendée. Le vote se prend en écrivant : « Je suis d’accord » ou « Je suis en désaccord ».
Tout membre du Conseil d’administration peut faire une proposition ou proposer un amendement. L’alinéa précédent s’applique en faisant les adaptations nécessaires.
4.9.3 Procès-verbal d’un débat par courrier électronique :
Le Secrétaire général trésorier doit rédiger le procès-verbal d’un débat qui s’est déroulé par courrier électronique.
4.10 Vote :
Chaque administrateur a droit à un (1) vote. Le vote se fait à main levée.
4.11 Fonctions du Président :
4.11.1 Animer et coordonner les actions du Club.
4.11.2 Être le porte-parole et le représentant du Club.
4.11.3 Signer, avec le Secrétaire général trésorier, les documents qui engagent le Club.
4.11.4 Présider ou non l’Assemblée générale annuelle et les réunions du Conseil d’administration.
4.11.5 En cas d’égalité des voix, lors d’un vote à l’Assemblée générale annuelle, le vote majoritaire des administrateurs et des administratrices est décisif.
4.11.6 Remplir toute(s) autre(s) fonction(s) que peut lui confier le Conseil d’administration ou l’Assemblée générale annuelle.
4.12 Fonctions des Vice-Présidents et des Directeurs de groupes de marche dynamique :
4.12.1 Exercer les mêmes pouvoirs que le Président lorsque celui-ci est absent ou incapable d’agir.
4.12.2 Remplir toute(s) autre(s) fonction(s) que peut leur confier le Conseil d’administration ou l’Assemblée générale annuelle.
4.12.3 Le Directeur de groupe de marche dynamique, qu’il assume la fonction de Président ou de Vice-Président, voit à l’animation de son groupe de marche et à l’exécution des décisions du Conseil d’administration en son sein. Il est, le cas échéant, le porte-parole et le représentant de son groupe de marche dynamique.
Il peut s’adjoindre des personnes pour l’aider dans sa tâche.
Dans le cadre d’un régime de gestion financière adopté par le Conseil d’administration, il est responsable de la comptabilité de son groupe; il complète ou voit à faire compléter les formulaires requis qu’il transmet au Secrétaire général trésorier.
4.13 Fonctions du Secrétaire général trésorier :
4.13.1 Voir à la rédaction, à l’impression et à la diffusion de tout document du Club aux Directeurs des groupes de marche dynamique.
4.13.2 Voir à ce que les avis de convocation des réunions du Conseil d’administration et des Assemblées générales et les autres documents requis soient adressés en temps utile.
4.13.3 Voir à ce que les procès-verbaux des réunions du Conseil d’administration et de l’Assemblée générale soient rédigés et copies adressées à qui de droit.
4.13.4 Voir à ce que la comptabilité et les finances du Club soient tenues correctement.
4.13.5 Signer, avec le Président ou toute autre personne nommément désignée à cette fin par le Conseil d’administration, tous les chèques, billets, lettres de change et effets de commerce, ainsi que les documents qui engagent le Club.
4.13.6 Assurer la garde et la mise à jour des documents officiels du Club.
4.13.7 Remplir toute autre fonction que peut lui confier le Conseil d’administration ou l’Assemblée générale annuelle.
5.0 AUTRES DISPOSITIONS
5.1 Année financière :
L’année financière du Club se termine le 31 mars.
5.2 Effets bancaires :
Tous les chèques, billets, lettres de change et autres effets négociables pour le compte du Club doivent être signés, tirés, acceptés ou endossés par le Président et le Secrétaire général trésorier ou par toute autre personne nommément désignée à cette fin par le Conseil d’administration.
5.3 Procédures judiciaires :
Le Président, les Vice-Présidents, le Secrétaire général trésorier ou toute personne nommée à cette fin par le Conseil d’administration sont autorisés à représenter le Club dans toutes les procédures judiciaires auxquelles il fait partie et à signer tout document requis.
5.4 Procédures d’assemblée :
Sous réserve du présent règlement et en l’absence de procédures sur un point donné, le Code Morin s’applique lors des réunions du Conseil d’administration ou de l’Assemblée générale.
5.5 Amendements aux règlements généraux :
Tout amendement aux règlements doit, avant d’être en vigueur, être adopté par l’Assemblée générale, à la majorité des deux tiers (2/3) des membres présents.
5.6 Autres dispositions :
5.6.1 Si le Club devait cesser ses activités, par abandon de charte ou autrement, l’Assemblée générale annuelle décidera de la disposition des actifs du Club.
5.6.2 Si un groupe du Club devait cesser ses activités, les membres actifs et les membres honoraires de ce groupe décideront de la disposition des actifs à un organisme de leur choix.
Adopté par l’Assemblée des administrateurs en date du 25 mai 1995.
Sanctionné par l’Assemblée des membres en date du 22 novembre 1995.
Modifié par l’Assemblée générale des membres du 27 mai 1998 et du 31 mai 2000.
Refondu en avril 2001.
Modifié par l’Assemblée générale des membres du 21 mai 2002.
Refondu en novembre 2002.
Modifié par l’Assemblée générale des membres du 27 mai 2009.
Modifié par l’Assemblée générale des membres du 25 mai 2011.
Modifié par l’Assemblée générale des membres du 26 mai 2015.
Modifié par l’Assemblée générale des membres du 18 mai 2016.
Modifié par l’Assemblée générale des membres du 5 mai 2018.
Modifié par l’Assemblée générale des membres du 19 septembre 2023.